Spośród licznej grupy czynności notarialnych poniżej przedstawiamy te najpopularniejsze wraz z wykazem standardowych dokumentów i informacji niezbędnych do przeprowadzenia każdej z nich.
Umowa sprzedaży nieruchomości – podpisując umowę sprzedaży nieruchomości, sprzedający zobowiązuje się do przeniesienia własności tej nieruchomości, a kupujący do zapłaty określonej kwoty pieniężnej. Umowa sprzedaży nieruchomości musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego,
Umowa darowizny nieruchomości – to bezpłatne przekazanie majątku innej osobie. Umowa ta musi zostać zawarta w formie aktu notarialnego. W umowie darowizny można zawrzeć służebność osobistą mieszkania, czyli prawo dożywotniego bezpłatnego zamieszkiwania darczyńcy w podarowanym lokalu lub domu,
Odrzucenie spadku– pozwala uniknąć nabycia długów zaciągniętych przez spadkodawcę. Każdy spadkobierca może odrzucić spadek, w terminie 6 miesięcy od uzyskania wiedzy o fakcie odziedziczenia spadku (np. śmierć spadkodawcy),
Pełnomocnictwo – to oświadczenie woli mocodawcy upoważniające osobę lub osoby do dokonywania w jego imieniu czynności prawnych określonych w pełnomocnictwie. Pełnomocnictwo do zbycia i nabycia nieruchomości (np. sprzedaży, darowizny itp.) wymaga formy aktu notarialnego,
Testament – to dobrowolne rozrządzenie własnym majątkiem na wypadek śmierci, co oznacza, że nie wywołuje skutków za życia testatora. Osoba sporządzająca dokument może go też w każdej chwili zmienić. Testament notarialny jest uważany za najbezpieczniejszą formę dla testatora.
Umowa rozdzielności majątkowej – potocznie zwana „intercyzą”. Można ją zawrzeć zarówno przed ślubem (intercyza przedmałżeńska) jak i po ślubie, a po jej zawarciu w małżeństwie obowiązuje ustrój rozdzielności majątkowej – tzn. nie powstaje majątek wspólny lub ustaje majątek wspólny. Majątek dotychczas nabyty małżonkowie mogą podzielić osobną umową o podział majątku zawartą w formie aktu notarialnego.
Do każdej czynności notarialnej, w tym do poświadczenia dokumentu za zgodność z oryginałem, niezbędne są dokumenty tożsamości (dowód osobisty lub paszport), natomiast w przypadku osób prawnych lub spółek osobowych dodatkowo niezbędny jest numer KRS, REGON, NIP.
Umowa darowizny lokalu mieszkalnego
- ważne dowody osobiste lub paszporty,
- informacja dotycząca wartości rynkowej lokalu,
- podstawa nabycia lokalu (dokument na podstawie którego nabyto lokal),
- odpis z księgi wieczystej (w przypadku, gdy księga wieczysta prowadzona jest w systemie elektronicznym wystarczy numer księgi wieczystej),
- w przypadku, gdy lokal został nabyty w drodze spadku, a także w drodze umowy darowizny lub umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności nieruchomości zawartej od 2007 r. niezbędne będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego o wywiązaniu się obecnych właścicieli z obowiązku uregulowania podatku od spadków i darowizn,
- inne dokumenty, w zależności od konkretnego stanu prawnego.
Umowa sprzedaży lokalu mieszkalnego
- ważne dowody osobiste lub paszporty,
- informacja dotycząca ceny, sposobu zapłaty i wartości rynkowej lokalu,
- informacja dotycząca wydania nieruchomości do posiadania przez nabywcę,
- podstawa nabycia lokalu (dokument na podstawie którego nabyto lokal),
- odpis z księgi wieczystej (w przypadku, gdy księga wieczysta prowadzona jest w systemie elektronicznym wystarczy numer księgi wieczystej),
- w przypadku, gdy lokal został nabyty w drodze spadku, a także w drodze umowy darowizny lub umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności nieruchomości zawartej od 2007 r. niezbędne będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego o wywiązaniu się obecnych właścicieli z obowiązku uregulowania podatku od spadków i darowizn,
- w przypadku, gdy cena będzie pokrywana z kredytu bankowego – umowę kredytową i zaświadczenie Banku o udzieleniu kredytu, wraz informacją czy na zabezpieczenie kredytu będzie ustanawiana hipoteka w akcie,
- inne dokumenty, w zależności od konkretnego stanu prawnego.
Umowa darowizny spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego
- ważne dowody osobiste lub paszporty,
- informacja dotycząca wartości rynkowej lokalu,
- podstawa nabycia lokalu (dokument na podstawie którego nabyto lokal),
- jeżeli dla prawa prowadzona jest księga wieczysta – odpis z księgi wieczystej (w przypadku, gdy księga wieczysta prowadzona jest w systemie elektronicznym wystarczy numer księgi wieczystej),
- zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej, z którego wynika, że zbywającemu przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do danego lokalu, wraz z informacją o jego składzie, położeniu, numerze księgi wieczystej lub jej braku oraz numerze księgi wieczystej dla budynku,
- w przypadku, gdy lokal został nabyty w drodze spadku, a także w drodze umowy darowizny lub umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności nieruchomości zawartej od 2007 r. niezbędne będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego o wywiązaniu się obecnych właścicieli z obowiązku uregulowania podatku od spadków i darowizn,
- inne dokumenty, w zależności od konkretnego stanu prawnego.
Umowa sprzedaży własnościowego spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego
- ważne dowody osobiste lub paszporty,
- informacja dotycząca ceny, sposobu zapłaty i wartości rynkowej prawa,
- informacja odnośnie wydania lokalu do posiadania przez nabywcę,
- podstawa nabycia prawa (dokument na podstawie którego nabyto prawo do lokalu),
- jeżeli dla prawa prowadzona jest księga wieczysta – odpis z księgi wieczystej (w przypadku, gdy księga wieczysta prowadzona jest w systemie elektronicznym wystarczy numer księgi wieczystej),
- zaświadczenie spółdzielni mieszkaniowej, z którego wynika, że zbywającemu przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do danego lokalu, wraz z informacją o jego składzie, położeniu, numerze księgi wieczystej lub jej braku oraz numerze księgi wieczystej dla budynku,
- w przypadku, gdy prawo zostało nabyte w drodze spadku, a także w drodze umowy darowizny lub umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności nieruchomości zawartej od 2007 r. niezbędne będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego o wywiązaniu się obecnych właścicieli z obowiązku uregulowania podatku od spadków i darowizn,
- w przypadku, gdy cena będzie pokrywana z kredytu bankowego – umowę kredytową i zaświadczenie Banku o udzieleniu kredytu, wraz informacją czy na zabezpieczenie kredytu będzie ustanawiana hipoteka w akcie,
- inne dokumenty, w zależności od konkretnego stanu prawnego.
Umowa darowizny działki gruntu lub budynku mieszkalnego
- ważne dowody osobiste lub paszporty,
- informacja odnośnie wartości rynkowej nieruchomości,
- podstawa nabycia nieruchomości (dokument na podstawie którego nabyto nieruchomość),
- odpis z księgi wieczystej (w przypadku, gdy księga wieczysta prowadzona jest w systemie elektronicznym wystarczy numer księgi wieczystej),
- w przypadku, gdy nieruchomość została nabyta w drodze spadku, a także w drodze umowy darowizny lub umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności nieruchomości zawartej od 2007 r. niezbędne będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego o wywiązaniu się obecnych właścicieli z obowiązku uregulowania podatku od spadków i darowizn,
- decyzja o warunkach zabudowy (gdy została wydana),
- decyzja o zatwierdzeniu projektu budowlanego i udzieleniu pozwolenia na budowę (gdy została wydana),
- wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (w przypadku, gdy dla nieruchomości będzie zakładana nowa księga wieczysta lub będzie prostowana księga wieczysta, na dokumentach tych konieczna jest klauzula, iż są przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej),
- gdy działka gruntu powstała w wyniku podziału innej działki gruntu, a podział nie został jeszcze ujawniony w księdze wieczystej – wyciąg z wykazu zmian gruntowych oraz wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej dla działek powstałych w wyniku podziału i dla działki zbywanej wraz z klauzulami, iż są one przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej, a ponadto ostateczną decyzję podziałową,
- inne dokumenty, w zależności od konkretnego stanu prawnego.
Umowa sprzedaży działki gruntu lub budynku mieszkalnego
- ważne dowody osobiste lub paszporty,
- informacja dotycząca ceny, sposobu zapłaty i wartości rynkowej nieruchomości,
- informacja dotycząca wydania nieruchomości do posiadania przez nabywcę,
- podstawa nabycia nieruchomości (dokument na podstawie którego nabyto nieruchomość),
- odpis z księgi wieczystej (w przypadku, gdy księga wieczysta prowadzona jest w systemie elektronicznym wystarczy numer księgi wieczystej),
- w przypadku, gdy nieruchomość została nabyta w drodze spadku, a także w drodze umowy darowizny lub umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności nieruchomości zawartej od 2007 r. niezbędne będzie zaświadczenie naczelnika właściwego urzędu skarbowego o wywiązaniu się obecnych właścicieli z obowiązku uregulowania podatku od spadków i darowizn,
- zaświadczenie z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego nieruchomości będącej przedmiotem umowy lub zaświadczenie o braku takiego planu,
- decyzja o warunkach zabudowy (gdy została wydana),
- decyzja o zatwierdzeniu projektu budowlanego i udzieleniu pozwolenia na budowę (gdy została wydana),
- wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej (w przypadku, gdy dla nieruchomości będzie zakładana nowa księga wieczysta lub będzie prostowana księga wieczysta, na dokumentach tych konieczna jest klauzula, iż stanowią one podstawę wpisu w księdze wieczystej),
- gdy działka gruntu powstała w wyniku podziału innej działki gruntu, a podział nie został jeszcze ujawniony w księdze wieczystej – wyciąg z wykazu zmian gruntowych oraz wypis z rejestru gruntów dla działek powstałych w wyniku podziału i dla działki zbywanej wraz z klauzulami, iż są przeznaczone do dokonywania wpisów w księdze wieczystej),
- w przypadku, gdy cena będzie pokrywana z kredytu bankowego – umowę kredytową i zaświadczenie Banku o udzieleniu kredytu, wraz informacją czy na zabezpieczenie kredytu będzie ustanawiana hipoteka w akcie,
- inne dokumenty, w zależności od konkretnego stanu prawnego.
Pełnomocnictwo
- ważny dowód osobisty osoby udzielającej pełnomocnictwa (Mocodawcy) lub paszport,
- dane osobowe pełnomocnika – imię, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania,
- zakres umocowania (w przypadku, gdy przedmiotem pełnomocnictwa ma być zbycie bądź nabycie nieruchomości numer księgi wieczystej).
Testament
- ważny dowód osobisty osoby sporządzającej testament (testatora) lub paszport,
- dane osoby powoływanej do dziedziczenia imiona, nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia,
- w przypadku, gdy testator pragnie przeznaczyć spadkobiercy tytułem zapisu konkretną nieruchomość – numer księgi wieczystej.
Umowa majątkowa małżeńska (np. tak zwana „intercyza”)
- ważne dowody osobiste lub paszporty stron umowy,
- odpis skrócony aktu małżeństwa, w przypadku, gdy umowa zawierana jest przez osoby pozostające w związku małżeńskim.
Akt poświadczenia dziedziczenia
- akt zgonu spadkodawcy,
- testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
- odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców, to jest akt małżeństwa osoby zmarłej i jej małżonka, akty urodzenia dzieci, w przypadku, gdy dzieci zmieniły nazwisko akt małżeństwa,
- nr pesel zmarłego (dowód osobisty z obciętym rogiem lub zaświadczenie wydane przez Urząd Miejski Wydział Spraw Obywatelskich dotyczące numeru pesel zmarłego) ,
- ważne dowody osobiste lub paszporty wszystkich spadkobierców (zarówno ustawowych, jak i testamentowych).
Wymienione powyżej dokumenty są dokumentami przykładowymi, dlatego przed każdą czynnością niezbędny jest uprzedni kontakt z kancelarią w celu ich doprecyzowania.